Hvordan behandler man whistleblower indberetninger?

Mangler din virksomhed en sikker indberetningskanal, skal du starte med at etablere sådan en. Den skal som minimum sikre fortrolig - men gerne anonym - kommunikation med den udpegede whistleblowerenhed. Der findes en del forskellige løsninger, som letter arbejdet med whisleblower indberetninger, herunder Sheltr’s whistleblower-løsning.

I forbindelse med etableringen af kanalen, skal der udpeges en whistleblowerenhed, som står for modtagelse og behandling af indberetninger.

1. Modtagelse af indberetningen

Bekræftelse af modtagelse inden for 7 dage

Når en indberetning er modtaget af whistleblowerenheden, skal der sendes en bekræftelse til whistlebloweren, som viser, at rapporten er modtaget og vil blive behandlet fortroligt.

Hvis arbejdspladsen giver mulighed for at indberette anonymt, f.eks. ved hjælp af en portalløsning, bør modtagelsen stadig bekræftes, hvis det kan lade sig gøre.

2. Indledende vurdering

Screening

En indledende vurdering foretages for at bestemme, om indberetningen falder inden for whistleblower-ordningens anvendelsesområde. Dette trin involverer en kort evaluering af indberetningens relevans og alvor.

Falder indberetningen uden for lovens anvendelsesområde, skal whistleblowerenheden informere whistlebloweren om det. I det tilfælde vil man samtidig kunne opfordre whistlebloweren til at kontakte nærmeste leder, HR eller lignende.

Prioritering

Indberetningerne prioriteres baseret på deres potentielle indvirkning og hastigheden, hvormed de skal undersøges. Alvorlige sager, der udgør en umiddelbar risiko, behandles med højeste prioritet.

3. Undersøgelse

Udpegning af undersøgelsesteam

Det kan være whistleblowerenheden, som foretager undersøgelsen, eller det kan være den enkelte afdeling, som undersøger sagen og afleverer en redegørelse til whistleblowerenheden. Arbejdspladsen skal i forbindelse med udpegning af undersøgelsesteam være opmærksom på evt. habilitetsproblemer, og at tavshedspligten opretholdes. Uanset metode, vil whistleblowerenheden have ansvaret for at vurdere, om undersøgelsen er fyldestgørende.

Det valgte undersøgelsesteam indsamler relevant information og evt. beviser. Dette kan inkludere dokumenter, e-mails, interviews med relevante parter og anden nødvendig data.

Analyse

De indsamlede data analyseres grundigt for at identificere mønstre og afgøre, om der er sket en overtrædelse af love, regler eller interne politikker.

4. Konklusion og konsekvenser

Udarbejdelse af redegørelse

Når whistleblowerenheden er færdig med at gennemføre sin undersøgelse, bør den på den baggrund komme med en redegørelse samt anbefaling til arbejdspladsens ledelse om, hvilke handlinger der i situationen vil være nødvendige og passende.

5. Opfølgning

Implementering af Anbefalinger

Organisationen skal sikre, at de anbefalede tiltag bliver implementeret effektivt og inden for en rimelig tidsramme.

Kommunikation med Whistleblower

Hvis muligt, skal whistlebloweren informeres om resultaterne af undersøgelsen og de tiltag, der er planlagt eller taget, såfremt dette ikke kompromitterer fortroligheden eller sikkerheden.

Det skal ske inden for tre måneder fra bekræftelsen af indberetningen.

Løbende Overvågning

Det vil være en god ide at etablere mekanismer til løbende evaluering af implementeringen af anbefalingerne for at sikre, at de ønskede forbedringer opnås.

6. Dokumentation

Registrering

Alle trin i behandlingen af whistleblower-indberetningen skal dokumenteres grundigt for at sikre gennemsigtighed og ansvarlighed. Det skyldes også, at dokumentationen kan blive afgørende i en eventuel retssag.

Hvor længe persondata og sagsindhold opbevares, afhænger af udfaldet af den enkelte indberetning. I Sheltr’s whistleblowerløsning medfølger et udgangspunkt og en automatiseret løsning til efterlevelse af denne.

—

Effektiv behandling af whistleblower-indberetninger kræver en struktureret og gennemsigtig proces. Ved at følge de ovenstående trin kan en organisation sikre, at behandling af indeberetninger sker retfærdigt, hurtigt og effektivt for på den måde at bidrage til en tillidsfuld og åben kultur.