Data Discovery 2.0 FAQ 🇩🇰
Ofte stillede spørgsmål om den nye Data Discovery-løsning fra Sheltr
Generelle spørgsmål
Hvad er formålet med løsningen?
Formålet med løsningen er, at organisationen løbende får ryddet op i persondata i dokumenter og e-mails. Som en del af en indsats for databeskyttelse og GDPR-overholdelse har organisationen brug for medarbejdernes hjælp til at gennemgå og om nødvendigt rydde op i disse filer.
Hvordan hjælper løsningen med at overholde GDPR?
GDPR (databeskyttelsesforordningen) beskytter retten til privatliv for enkeltpersoner i EU. Den fastlægger retningslinjer for indsamling og behandling af personlige oplysninger. Overholdelse af GDPR er ikke kun et lovkrav, men også et vigtigt led i at respektere organisationens kunders og medarbejderes privatliv.
Hvem kan bruge løsningen (admins vs. medarbejdere)?
Både medarbejdere og administratorer kan bruge løsningen. Medarbejdere har adgang til deres medarbejderportal via den mail, de modtager, hvor de kan se søgeresultater og vælge at slette eller beholde hver enkelt fil. Administratorer har adgang til platformen, hvor de kan opsætte integrationer, indstille politikker, overvåge organisationens fremskridt og opsætte kampagner til medarbejdere.
Hvilke typer persondata kan løsningen finde?
Løsningen finder følgende kategorier:
CPR-numre
Kritisk sygdom
Kreditkortnumre
Pasnumre
Kørekortnumre
Straffeattester
CV’er
For medarbejdere
Findes der en introvideo til løsningen for medarbejdere?
Ja, bestemt! Den ligger her:
Dansk: https://share.synthesia.io/b93cc620-1b30-4da4-ab7a-732bbcce2fcd
Engelsk: https://share.synthesia.io/912c9894-5cbf-4990-93ab-ef00420113a0
Hvordan logger jeg ind på systemet?
Du skal altid følge linket ved at klikke på knappen ‘Gå til dit GDPR-overblik’ i den mail, du modtager. Når du har gjort det, vil du få vist et skærmbillede, hvor du skal logge på med din Microsoft-konto.
Kan jeg gemme linket til medarbejderportalen?
Hvis du vil gemme linket til medarbejderportalen, skal du gøre det fra det skærmbillede, hvor du logger ind med din Microsoft-konto. Når du først er inde på portalen, vil linket ikke længere virke.
Hvor ofte får jeg en mail fra systemet?
Hvor ofte du modtager mails fra Data Discovery-løsningen afhænger af, hvad din administrator har opsat. De fleste organisationer har sat løsningen til at sende mails ud med en bestemt frekvens, f.eks. en gang om måneden. Hvis du vil vide mere, så spørg administratoren i din organisation eller din leder.
Hvordan ved jeg, om en fil indeholder persondata?
Når du ser et søgeresultat i medarbejderportalen, kan du klikke på dokumentet eller mailen ved at klikke på overskriften. Vi anbefaler, at du ser denne korte video, der viser, hvordan du foretager handlinger i din medarbejderportal.
Hvad skal jeg gøre, hvis jeg er i tvivl om en fil skal slettes eller bevares?
Hvis du er i tvivl, skal du spørge din leder eller administratoren for løsningen.
Hvad sker der, når jeg vælger at slette en fil?
Når du har valgt at slette en fil, vil den fremgå af listen ‘Markeret til sletning’. Det vil også fremgå, hvor lang tid der går, inden filen bliver slettet.
Kan jeg fortryde en sletning?
Ja, du kan blot vælge ‘Fortryd markering til sletning’ ude til højre i listen ‘Markeret til sletning’.
Hvad er forskellen på filer, der kræver handling og filer, der kræver gennemgang?
En fil, der kræver handling, er automatisk bekræftet, hvilket betyder, at vi er meget sikre på, at den indeholder den type persondata, som løsningen angiver. Du skal derfor blot tage en beslutning—enten slette eller beholde filen.
En fil, der kræver gennemgang, er ikke automatisk bekræftet—her skal du selv vurdere, om filen indeholder den type persondata, som løsningen angiver. Hvis det kan bekræftes, skal du herefter vælge den rette handling.
Filer, som jeg forventede at se i medarbejderportalen, mangler. Hvorfor?
Der kan være flere grunde til, at bestemte filer ikke vises på din liste:
Datatypen er ikke dækket af løsningen
Vores løsning identificerer specifikke typer af persondata. Hvis du forventer at se en bestemt type GDPR-data, men den ikke vises, kan du tjekke Hvilke typer persondata kan løsningen finde? i denne FAQ.Filen overtræder (endnu) ikke de konfigurerede politikker
Din administrator har opsat politikker, der bestemmer, hvilke filer der bliver markeret. Hvis dataene i filen ikke overtræder nogen af disse politikker, vil den ikke blive vist på din liste.Niveauet af nøjagtighed er for lavt
Løsningen anvender en nøjagtighedsvurdering for klassificering af data. Hvis de identificerede data ligger under det niveau, som din administrator har konfigureret, vises de ikke.Dataene er testdata eller ugyldige
Hvis du har brugt testdata eller indtastet ugyldige oplysninger (f.eks. et fiktivt CPR-nummer som 112233-1122), vil de muligvis ikke bestå vores valideringskontrol og dermed ikke blive vist i resultaterne.
For admin-brugere
Hvordan opretter jeg en ny admin-bruger?
Du kan invitere en ny admin-bruger under menupunktet ‘Admin Users’. Bemærk, at medarbejdere ikke skal inviteres til platformen, medmindre de skal administrere løsningen. De får adgang til medarbejderportalen via den e-mailkampagne, der sendes fra platformen.
Hvordan sender jeg en kampagne til medarbejderne?
Under menupunktet ‘Email Campaigns’ kan du sende kampagner til medarbejderne. Du kan vælge, om kampagnen skal sendes én gang eller gentagne gange, og om den skal sendes til specifikke medarbejdere, afdelinger eller alle medarbejdere. Du kan også tilføje din egen besked til e-mailen.
Har du spørgsmål eller ønsker uddybning, så kontakt os gerne på support@sheltr.eu.
Hvad viser overblikket, og hvordan kan jeg bruge det?
Dashboardet giver dig et overblik over din organisations status:
Øverste graf viser jeres fremskridt og kan filtreres efter filstatus, afdeling eller datakilde.
Nederste graf viser, hvor meget der er fundet, som kræver handling. Du kan f.eks. se top 5 medarbejdere, der måske har brug for lidt nudging, eller søge efter resultater opdelt på afdelinger, GDPR-datakategorier eller datakilder.
Du kan tilføje filtre i øverste højre hjørne.
Bemærk, at graferne skelner mellem antal filer og antal forekomster af data, hvor det sidste som regel er et højere tal.
Kan jeg eksportere rapporter over fundne filer og håndterede sager?
Det kan du desværre ikke i øjeblikket, men det er på vores roadmap. Indtil da anbefaler vi, at du tager et skærmbillede, hvis du har brug for en graf i en PowerPoint-præsentation eller PDF til ledelsesrapportering.
Support & Fejlfinding
Jeg kan ikke logge ind – hvad gør jeg?
Medarbejdere: Følg altid linket i den mail, du har modtaget. Klik på ‘Gå til dit GDPR-overblik’, og log derefter ind med din Microsoft-konto.
Administratorer: Gå til dd.sheltr.eu/login og log ind med din Microsoft-konto.
Kan jeg bruge løsningen fra min mobil?
Løsningen er optimeret til brug på en computer og fungerer bedst på en desktop eller laptop. Vi anbefaler derfor, at du tilgår den via en browser på en større skærm.
Hvordan kontakter jeg support?
Du er altid velkommen til at kontakte os hos Sheltr på support@sheltr.eu.